Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2 novembre 2026

Solution Nextoora inc. (« Nextoora ») respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Cette politique explique quels renseignements nous recueillons sur nextoora.com, notamment par l’assistant IA Nextoora, par notre ligne téléphonique et par courriel, pourquoi, et comment vous pouvez exercer vos droits.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le président de Solution Nextoora inc. est responsable de la protection des renseignements personnels chez Nextoora. Pour toute question ou demande, écrivez-lui au moyen du formulaire de contact en indiquant « Renseignements personnels » dans votre message.

Renseignements recueillis par l’assistant IA

L’assistant IA Nextoora est un programme d’intelligence artificielle, pas une personne. Avant de vous poser des questions sur votre entreprise, il vous demande votre accord avec le texte suivant :

Pour préparer une consultation utile, je vais vous poser quelques questions sur votre entreprise et votre projet. Avec votre accord, vos réponses et vos coordonnées seront transmises à l’équipe Nextoora pour vous recontacter au sujet de cette demande. Souhaitez-vous continuer?

Si vous acceptez, nous recueillons :

• le nom de votre entreprise, votre nom, votre fonction, votre courriel professionnel, votre numéro de téléphone et l’emplacement de l’entreprise (ville et province suffisent pour une entreprise à domicile);
• la description de vos activités, de votre clientèle, de votre équipe, de vos outils, de vos difficultés et de votre projet;
• les renseignements facultatifs que vous choisissez de donner (chiffre d’affaires approximatif, budget, autres participants);
• vos disponibilités, votre fuseau horaire et votre préférence de rencontre;
• le texte de la conversation, la date et la version de votre accord, l’adresse IP et le type de navigateur (pour la sécurité et la prévention des abus).

Si vous refusez, l’assistant peut répondre à vos questions générales, mais aucun dossier vous identifiant n’est enregistré. Nous ne demandons jamais de données de patients, de coordonnées bancaires, de mots de passe ni de documents confidentiels pour cette première qualification.

Conversation vocale

Le mode vocal utilise la reconnaissance et la synthèse vocales de votre navigateur. Le micro n’est demandé que lorsque vous appuyez sur le bouton pour parler. Selon votre navigateur, la transcription peut être effectuée par le service de son fournisseur (par exemple Apple ou Google). Nextoora ne reçoit que le texte transcrit : aucun enregistrement audio n’est transmis à Nextoora ni conservé par Nextoora.

L’agent ouvert depuis la bannière de la page d’accueil (« Communiquer avec l’agent ») fonctionne avec le service ElevenLabs : votre voix est traitée par ElevenLabs pour être transcrite et pour générer les réponses vocales. Nextoora conserve la transcription écrite de l’appel, pas l’enregistrement audio.

Appels à notre ligne téléphonique

Les appels au +1 236 904-0309 sont répondus par l’Agent Nextoora, un agent d’intelligence artificielle du service ElevenLabs, pas par une personne. Il répond en français ou en anglais, à toute heure. Pendant l’appel, votre voix et votre numéro de téléphone sont traités par ElevenLabs et son fournisseur de téléphonie pour transcrire vos propos et générer les réponses vocales.

La transcription écrite de l’appel (avec la date, la durée et le numéro appelant) est conservée par Nextoora et transmise à l’équipe pour donner suite à votre demande. Elle est conservée 24 mois, comme les appels faits depuis le site, puis supprimée. Ne communiquez pas de renseignements sensibles (coordonnées bancaires, mots de passe, données de santé) pendant l’appel.

Courriels envoyés à info@nextoora.com

Les courriels envoyés à info@nextoora.com sont conservés dans la boîte de courriel de Nextoora et transférés à l’équipe autorisée pour y répondre. Ils servent uniquement à traiter votre demande et sont supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, au plus tard 24 mois après le dernier échange, sauf s’ils se rattachent à un contrat.

Employé virtuel en vidéo (avatar) et reconnaissance des visiteurs

Lorsque vous parlez à un employé virtuel en vidéo (essai sur la page « Employés virtuels », démonstration ou moniteur installé chez une entreprise), votre voix est transmise en direct à LiveAvatar pour être transcrite et obtenir la réponse de l’avatar. Aucun enregistrement audio ou vidéo n’est conservé par Nextoora; la transcription écrite et un court résumé sont conservés 24 mois.

Si vous gardez l’option « M’écouter seulement quand je parle », la caméra de votre appareil suit le mouvement de vos lèvres pendant la conversation afin d’ouvrir le micro seulement quand vous parlez. Cette analyse se fait entièrement dans votre navigateur : aucune image ni donnée faciale n’est enregistrée, transmise ou conservée.

La reconnaissance des visiteurs est facultative et n’a lieu qu’avec votre consentement exprès (case à cocher avant la conversation). La caméra de votre appareil calcule alors, dans votre navigateur, une signature numérique de votre visage (une suite de 128 nombres, jamais une photo). Cette signature, votre prénom et les renseignements utiles de la conversation sont conservés au plus 12 mois après votre dernière visite, afin que l’employé virtuel vous reconnaisse et vous accueille par votre nom. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps : bouton « Retirer mon consentement et oublier mon visage » à la fin de la conversation, ou demande au responsable indiqué plus haut; vos données sont alors effacées.

Entrevue avec un employé IA (campagne « Entrevue IA »)

Sur la page « Entrevue IA », vous indiquez le nom, la ville et, au besoin, le site Web de votre entreprise. Une recherche d’au plus 2 minutes consulte le site officiel (en respectant son fichier robots.txt) et quelques sources publiques pour décrire l’entreprise. Ce résumé et les sources sont conservés 12 mois (et réutilisés 7 jours pour la même entreprise).

Pendant l’entrevue de 3 minutes au plus, vous parlez à un agent d’intelligence artificielle représenté par un avatar fictif, jamais à une personne. Votre voix est transmise en direct à LiveAvatar (vidéo) ou transcrite par votre navigateur (voix et texte) pour obtenir les réponses. Nextoora ne conserve ni l’audio, ni la vidéo, ni la transcription, sauf si vous demandez un résumé de votre entrevue avec une case distincte; la transcription est alors conservée 12 mois. Nous gardons seulement des données techniques (poste et candidat choisis, durée, langue, source de la visite, empreinte chiffrée de l’adresse IP pour limiter les abus).

Vos coordonnées (nom, fonction, courriel, téléphone facultatif) ne sont demandées qu’à la fin, si vous souhaitez une suite. La demande de suivi et le consentement à recevoir nos communications sont deux cases distinctes, jamais cochées d’avance; vous pouvez vous désabonner en tout temps. Les demandes de suivi sont conservées 24 mois.

Utilisation

Ces renseignements servent uniquement à préparer votre consultation gratuite, à vous recontacter au sujet de votre demande et à vous proposer une solution adaptée. Ils ne sont ni vendus ni utilisés à d’autres fins sans votre accord.

Accès et fournisseurs

Seule l’équipe autorisée de Nextoora accède aux dossiers, au moyen d’un tableau de bord protégé par mot de passe. Pour fonctionner, le site fait appel à des fournisseurs qui peuvent traiter des renseignements hors du Québec, notamment aux États-Unis :

• Netlify (hébergement du site et base de données);
• un fournisseur de modèles d’intelligence artificielle, par l’intermédiaire de Netlify AI Gateway, pour générer les réponses de l’assistant;
• ElevenLabs et son fournisseur de téléphonie, pour l’agent vocal et écrit de la bannière et pour la ligne téléphonique;
• le fournisseur de la boîte de courriel de Nextoora;
• LiveAvatar (HeyGen), pour la vidéo et la conversation en direct de l’employé virtuel;
• Twilio, pour aviser l’équipe par texto d’une nouvelle demande.

Ces fournisseurs n’utilisent les renseignements que pour fournir leurs services à Nextoora, avec des mesures de sécurité reconnues (chiffrement des communications, accès restreints).

Conservation et suppression

• Une conversation qui n’a pas mené à une demande transmise est supprimée automatiquement 90 jours après la dernière activité.
• Une demande transmise est conservée 24 mois après sa dernière mise à jour, puis supprimée, sauf si elle mène à un contrat (les documents du contrat suivent alors les durées prévues par la loi).
• Les signatures faciales des visiteurs reconnus sont effacées 12 mois après leur dernière visite, et les transcriptions des conversations avec l’employé virtuel après 24 mois.
• Les transcriptions des appels à l’agent (sur le site ou au téléphone) sont conservées 24 mois, puis supprimées.
• Entrevue IA : les entrevues, entreprises et recherches sont supprimées après 12 mois, les demandes de suivi après 24 mois.
• Votre navigateur garde une copie de la conversation pendant 30 jours pour vous permettre de la reprendre; le bouton « Nouvelle conversation » l’efface de l’appareil.

Vos droits

Vous pouvez en tout temps demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression ou retirer votre consentement en écrivant au responsable par le formulaire de contact. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Témoins et stockage local

Le site utilise le stockage local du navigateur pour mesurer les visites de façon anonyme et pour garder votre conversation avec l’assistant sur votre appareil, ainsi qu’un témoin qui retient la langue choisie (français ou anglais). Aucun témoin publicitaire n’est utilisé.